Nextcloud

Généralités

Le service Nextcloud est basé sur l’outil du même nom dont le projet est disponible à l’adresse suivante: https://nextcloud.com/

Nexcloud est une plateforme de services de stockage et partage de fichiers et d’applications diverses en ligne. Il peut être présenté comme une alternative à Dropbox.

Par ailleurs, notre instance donne accès à l’outil OnlyOffice. Pour plus d’information à ce sujet, merci de consulter le chapitre suivant.

A noter qu’auparavant, nous utilisions Owncloud dont le fonctionnement était similaire.

Utilisation de l’outil

Pour pouvoir utiliser Nextcloud, il vous faut un compte. Vous pouvez vous créer un compte via notre système d’authentification nommé Hiboo. Pour cela, rendez-vous sur https://data.tedomum.net/ et vous serez redirigés automatiquement sur Hiboo.

A noter que la création des comptes est soumise à la validation d’un administrateur.

Une fois que vous avez un compte en votre possession, allez sur l’adresse suivante pour vous connecter : https://data.tedomum.net/login

Explorer le contenu

Depuis la version 20, lorsque l’on se connecte, on est accueilli par un tableau de bord :

Celui-ci peut-être personnalisé pour changer l’image où avoir un aperçu des dernières nouveautés sur vos applications favorites :

Pour naviguer dans vos fichiers ou entre vos applications, vous avez différents icônes tout en haut. Si vous prenez celle ressemblant à un dossier, vous aurez alors une page similaire à celle ci-dessous listant les fichiers hébergés sur votre compte:

L’interface est assez similaire à un explorateur de fichier que l’on peut avoir sous Windows, Linux ou MacOS.

Pour voir ce que contient un dossier, il suffit de cliquer dessus et vous aurez alors l’affichage du contenu:

  1. C’est comme la barre d’adresse, ça permet de savoir dans quel sous-dossier vous êtes et de remonter au dossier parent. Ce menu permet également de créer un nouveau dossier ou d’ajouter un fichier au dossier que vous parcourez.
  2. Les icônes sont différentes pour indiquer si un dossier est partagé ou non (par défaut, aucun de vos fichiers est partagé)
  3. Permet de voir les détails du dossier, de gérer les options de partage ou encore d’ajouter le fichier/dossier dans les favoris.
  4. Permet d’afficher la page sous forme de galerie, voir ci-dessous.

Historique des modifications & éléments supprimés

Il existe un journal des modifications sur Nextcloud pour savoir quels ont été les derniers changements faits sur votre compte. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur l’icône activité:

Vous obtiendrez alors une page ressemblant à ceci:

Si vous avez supprimé un fichier par erreur, alors cela sera notifié dans les logs et vous pourrez le récupérer dans le dossier contenant les éléments supprimés, disponible sur la page Fichier :

Vous aurez alors une page listant tous les fichiers supprimés:

  • Le premier bouton vous permet de restaurer le document dans son emplacement d’origine.
  • Le second bouton permet de supprimer définitivement le fichier.

Partage de fichiers, agendas & contacts

Généralités

Le partage d’un élement peut être fait avec seulement un utilisateur Nextcloud, un groupe ou un cercle d’utilisateurs ou encore avec tout le monde.

A noter que les groupes sont gérés par les administrateurs et permettent d’avoir un dossier partagé avec un quota spécifique qui n’est pas lié à un compte utilisateur. Les cercles permettent aux utilisateurs de créer des groupes par eux-mêmes pour pouvoir partager facilement à une liste de personnes un ou élements.

Options pour partager un fichier

Pour partager un fichier, il vous suffit de cliquer sur l’icône suivante :

Une fois fait, le menu suivant apparaîtra afin de définir les options du partage :

Si le fichier / document est partagé avec un utilisateur, un cercle ou un groupe, alors par défaut les personnes auront tous les droits sur les documents partagés. Vous pouvez cependant affiner les droits en cliquant sur les ... s’affichant après leur nom :

Si vous voulez partager un lien avec des personnes qui n’ont pas de compte, cela fonctionnera dans le même principe mais les options seront différentes :

A vous de définir les options de partage que vous souhaitez appliquer.

Options pour partager d’Agenda

Dans le même principe que les fichiers, vous pouvez partager un agenda avec un utilisateur ou un groupe/cercle d’utilisateurs ou encore via un lien :

A noter que seules les personnes ayant un compte sur Nextcloud pourront avoir un partage avec droit de modification.

Options pour partager des contacts

Il est également possible de partager les contacts mais cette fois, cela ne peut se faire qu’avec des comptes ou groupes/cercles d’utilisateurs enregistrés sur Nextcloud :

Cercles ou comment créer rapidement un groupe

Comme évoqué dans le chapitre précédent, il est possible depuis le 5 Décembre 2020 pour n’importe quel utilisateur de créer son propre groupe d’utilisateurs par le biais de l’application Cercles (Circles en anglais). Cela est intéressant quand on partage des documents avec une liste de personnes identiques à chaque fois.

Pour cela, Il suffit de cliquer sur l’application Cercles disponible dans la barre d’outils en haut de l’écran pour obtenir cette page :

Par défaut est affiché tous les cercles auxquels ont appartient. Ici, on peut voir que j’appartiens à un cercle personnel test et que j’en suis propriétaire. Il existe plusieurs types de cercles :

  • Personnel : C’est un cercle appartenant à un compte et visible que par son propriétaire.
  • Public : Groupe visible par tous les utilisateurs et qui peut être rejoint sans avoir reçu d’invitation.
  • Privé : Groupe visible par tous les utilisateur mais que ne peut être rejoint qu’après acceptation d’un modérateur.
  • Caché : Groupe visible uniquement par les membres.

Lorsque l’on va dans un cercle que l’on gère, on a une page ressemblant à cela :

Les icônes en haut à droite permettent d’ajouter des membres, supprimer le cercle ou changer quelques paramètres. Pour changer le rang d’une personne dans un cercle, il faut alors cliquer sur son rang (colonne niveau) actuel pour voir la liste s’afficher. Il en va de même pour exclure un membre, il faut aller sur son statut pour pouvoir le faire, exemple :

OnlyOffice - La suite bureautique intégrée à notre Nextcloud

OnlyOffice permet de créer et modifier des fichiers directement dans votre espace Nextcloud.

Grâce à cet outil, la création ou la modification des fichiers ci-dessous est possible :

  • doc et docx - Traitement de texte
  • xls et xlsx - Tableur
  • ppt et pptx - Présentation

Pour modifier un fichier possédant l’une des extensions mentionnées ci-dessus, il suffit simplement de cliquer dessus et vous aurez alors une fenêtre similaire à celle-ci :

Si vous souhaitez créer un fichier, il suffit alors de cliquer sur le bouton ressemblant à + et de sélectionner le bon type de fichier comme sur la capture d’écran suivante :

Agenda en ligne & client PC / Mobile

La partie Agenda permet de gérer votre emploi du temps :

Il est possible de synchroniser celui-ci avec le calendrier de votre ordinateur. Pour cela, il suffit de récupérer le lien de votre calendrier :

Et d’ajouter un calendrier CalDAV avec cette adresse et votre login :

En parallèle, sur Nextcloud, vu que l’authentification des comptes est faite avec Hiboo, il vous faudra aller dans vos Paramètres > Sécurité et ajouter une application :

Puis cliquer sur Créer un nouveau mot de passe d'application :

Et récupérer ce mot de passe pour le rentrer dans l’application à la place du mot de passe.

A noter qu’il est possible d’en faire de même sur votre smartphone :

A noter qu’il vous faudra installer l’application DAVx5 pour synchroniser votre agenda. Cette application est disponible sur Fdroid.

Du côté de Davx⁵ lors de l’ajout du compte, il suffit simplement de compléter les élements comme il suit :

  • URL de base : data.tedomum.net
  • Nom d’utilisateur : Celui de Nextcloud
  • Mot de passe : Celui fourni par Nextcloud lors de l’ajout de l’application

Quotas proposés par TeDomum

Vous trouverez ci-dessous le stockage proposé par défaut ainsi que les quotas maximums que nous appliquons :

  • Base : 1 Go
  • Quota Max : 5 Go
  • Quota Max pour un membre de l’association : 10 Go

Pour faire évoluer votre compte, il suffit de prendre contact avec l’un de nos administrateurs sur Matrix, Mastodon ou encore par mail, comme indiqué sur cette page.

Applications pour Nextcloud

Il existe des applications Nextcloud pour votre ordinateur ou votre smartphone, voir: https://nextcloud.com/install/#install-clients

A noter que les distributions GNU/Linux, l’environnement GNOME intégre très bien Nextcloud au sein même du système. Pour cela, il suffit simplement d’aller dans les paramètres > Comptes en ligne et d’ajouter un compte Nextcloud :

Et ensuite de remplir les quelques informations demandées :

A noter que pour le mot de passe, vu que notre authentification passe maintenant par Hiboo, il faut appliquer le procédé que pour le calendrier, voir explications données précédemment.

Vous pourrez paramétrer les éléments que vous souhaitez utiliser sur votre PC :

Une fois fait, dans votre gestionnaire de fichiers, vous aurez alors votre espace Nextcloud qui remontera :

Et vous pourrez alors gérer vos fichiers comme s’ils étaient sur votre PC. Votre agenda montrera également les évènements mentionnés dans Nextcloud et vos contacts remontera dans l’application Contacts ainsi que dans votre client mail (Evolution).

Documentation supplémentaire

En plus des informations données ci-dessus, vous pouvez consulter cet article de Tugaleres.com qui présente Nextcloud et ses différentes possibilités.

Nous vous proposons également de consulter le manuel utilisateur (en anglais) ainsi que la documentation officielle du projet disponible via le lien suivant: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/

Autres instances

Il existe d’autres instances Nextcloud. Si vous ne trouvez pas votre bonheur chez nous, peut-être le trouverez-vous ailleurs ? Ci-dessous une liste d’instances :

A noter que vous en trouverez certainement d’autres du côté des chatons.